Verifactu: la letra pequeña que permite seguir facturando en Word y Excel, y el riesgo real para quien no se adapte

Verifactu es el nombre con el que se conoce popularmente el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (BOE-A-2023-24840, publicado el 6 de diciembre de 2023 y en vigor desde el 7 de diciembre), que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos de facturación de empresarios y profesionales, desarrollado técnicamente por la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre. No se trata de una aplicación concreta, sino de un conjunto de exigencias técnicas —integridad, conservación, accesibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones ni omisiones— que deben cumplir los sistemas informáticos que soporten procesos de facturación.

El calendario original de entrada en vigor (1 de enero de 2026 para empresas, 1 de julio de 2026 para autónomos) se ha retrasado un año completo mediante el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, según confirma la sede electrónica de la Agencia Tributaria en su documento de aclaraciones para desarrolladores. Las nuevas fechas son: 1 de enero de 2027 para empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades con facturación superior a 8 millones de euros, y 1 de julio de 2027 para el resto de empresas y autónomos con facturación anual inferior a ese umbral. Los proveedores de software de facturación, por su parte, debían tener sus soluciones adaptadas ya en julio de 2025.

El ámbito de aplicación, según el artículo 3 del propio reglamento, alcanza a contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, del IRPF que ejerzan actividades económicas, del Impuesto sobre la Renta de no residentes con establecimiento permanente, y a entidades en régimen de atribución de rentas, así como a los fabricantes y comercializadores de sistemas informáticos de facturación en cuanto a su actividad de producción y venta. Quedan excluidas las entidades exentas del Impuesto sobre Sociedades y los contribuyentes sujetos al Suministro Inmediato de Información (SII) —grandes empresas con más de 6 millones de euros de operaciones, grupos de IVA y determinados inscritos en el REDEME—, que se rigen por un sistema de control fiscal distinto y excluyente.

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Aquí es donde entra el punto que plantea el asesor fiscal consultado por El Confidencial: el reglamento regula los requisitos técnicos de los 'sistemas y programas informáticos' de facturación, por lo que quienes facturan a mano, en papel, o mediante Word o Excel sin utilizar un programa de facturación específico, no están usando técnicamente un 'sistema informático de facturación' en el sentido estricto del reglamento, y por tanto no están sujetos a la obligación de que ese documento genere hash encadenado, código QR o registro de eventos.

Sin embargo, esta salida no exime de la obligación tributaria general de emitir factura y de declarar correctamente todas las operaciones económicas: el uso de Word o Excel no da cobertura para incumplir el resto de obligaciones fiscales, y el propio diseño del reglamento responde a un objetivo declarado de la Agencia Tributaria de dificultar la ocultación de ingresos mediante software manipulable. La advertencia del asesor fiscal —de que 'Hacienda va a ir a por quien no esté adaptado'— apunta precisamente a que el uso masivo de Word o Excel como vía de escape puede convertirse en un factor de riesgo que atraiga mayor atención inspectora, no a que esa práctica sea en sí misma ilegal.

Una consulta vinculante de la Dirección General de Tributos, la V0817-26 de 13 de abril de 2026, resolvió un supuesto práctico relevante para el sector de asesorías: cuando una asesoría contable recibe de sus clientes facturas ya emitidas —en papel, Word o Excel— y se limita a contabilizarlas, el software que usa la propia asesoría para ese registro contable no tiene que cumplir los requisitos técnicos de Verifactu, porque la obligación recae sobre quien emite la factura originalmente, no sobre quien la contabiliza después. Esta aclaración despejó una duda extendida entre despachos profesionales sobre su propia exposición normativa.

El régimen sancionador distingue entre el usuario del software y su fabricante. Para el usuario que emplee un programa de facturación no certificado, distintas fuentes especializadas citan sanciones que van desde 1.000 euros por ejercicio hasta cifras superiores según el supuesto; para el fabricante o comercializador de software que no cumpla los requisitos técnicos, el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria tipifica una infracción muy grave con sanciones que, según las fuentes consultadas, oscilan entre 50.000 y 150.000 euros por ejercicio fiscal, una horquilla amplia que refleja la existencia de distintos supuestos agravados dentro del propio artículo y que conviene no presentar como una cifra única.

Dado que el calendario de Verifactu se ha modificado ya en dos ocasiones desde su aprobación en 2023 (con el Real Decreto 254/2025 de abril de ese año y el Real Decreto-ley 15/2025 de diciembre), la recomendación práctica coincidente entre fuentes especializadas es consultar directamente el registro público de sistemas de facturación informática que mantiene la AEAT en su sede electrónica, para confirmar en cada momento tanto la fecha aplicable al perfil fiscal concreto del contribuyente como la certificación vigente de cualquier software que se esté utilizando o planteando adoptar.